Baladodiffusions: Groupes de consultation entre égaux

La série L’entreprise agricole, qui vous est offerte sur le site RealAgriculture.com (site en anglais seulement), est une présentation de RBC Banque Royale.

KH : Bonjour, bienvenue à ce cinquième épisode de L’entreprise agricole, notre série en baladodiffusion diffusée sur RealAgriculture.com qui s’intéresse à la façon d’améliorer vos compétences en matière de gestion agricole. Je m’appelle Kelvin Heppner. Jack Welch, l’ancien PDG de General Electric, auteur de nombreux ouvrages de gestion commerciale, a un jour déclaré : « Le seul avantage concurrentiel vraiment durable est votre capacité d’apprendre et de vous adapter plus rapidement que la concurrence. » Aujourd’hui, nous allons parler de l’un des moyens d’apprendre et de s’adapter plus rapidement que la concurrence, à savoir les groupes de consultation entre égaux.

Un groupe de consultation entre égaux, qu’est-ce que c’est ? Quels en sont les avantages ? Comment se joindre à un groupe déjà constitué ou en créer un ? M. Danny Klinefelter, agroéconomiste à la Texas A&M University, grand défenseur des groupes de consultation entre égaux chez les agriculteurs, va répondre à ces questions. Si vous êtes déjà membre d’un de ces groupes, vous connaissez probablement certaines des idées de M. Klinefelter sur la gestion d’une exploitation agricole. Peut-être vous dites-vous aussi : « Si je veux apprendre ou m’adapter plus rapidement que la concurrence, n’est-il pas illogique de demander conseil à d’autres agriculteurs qui sont des concurrents potentiels? » Comme l’explique notre invité, les agriculteurs membres de groupes de consultation entre égaux ne sont pas en concurrence directe. M. Klinefelter le mentionne à de nombreuses reprises : ce qui fait l’intérêt d’un groupe de consultation entre égaux, ce sont les différents points de vue et les idées de collègues agriculteurs pour gérer toutes sortes de questions, qu’il s’agisse des employés, de marketing, etc.

Nous accueillons M. Danny Klinefelter, agroéconomiste à la Texas A&M University. Danny, nous parlons de groupes de consultation entre égaux en agriculture. Peut-être, avant de commencer, une précision est-elle nécessaire : un groupe de consultation entre égaux, qu’est-ce que c’est ? S’agit-il d’agriculteurs qui discutent autour d’un café, ou d’une structure plus formelle ? Pour commencer, expliquez-nous ce qu’est un groupe de consultation entre égaux.

DK : Ce à quoi je fais référence est un groupe plus formel. Il est généralement composé d’un animateur et de 8 à 10 agriculteurs qui se réunissent dans un environnement confidentiel. Ils signent une entente de confidentialité et de non-concurrence. Les agriculteurs exposent leurs problèmes et les possibilités qui s’offrent à eux, et ils obtiennent les commentaires du reste du groupe. À l’occasion, certains groupes procèdent à des analyses financières comparatives. Les agriculteurs ne présentent pas la totalité de leur bilan ou de leur compte de résultat, mais plutôt l’essentiel de ces documents sous forme de ratios. Chacun peut ainsi voir comment il s’en sort par rapport aux autres. Quand nous avons constitué ces groupes, nous avons essayé de réunir les meilleurs producteurs. Il s’agit de personnes brillantes, et chaque membre en bénéficie.

KH : J’ai entendu certains agriculteurs le dire et il me semble que cela fait écho à l’un de vos propos : si vous êtes dans une pièce où tout le monde est plus intelligent que vous, il n’y a d’autre issue que de devenir plus intelligent.

DK : Oui. Et personne ne détient toute la vérité. Tout le monde peut s’améliorer dans certains domaines. C’est ce que nous essayons de faire. Il y a des sujets sur lesquels tout le monde a besoin d’information. Dans d’autres cas, il s’agit de problèmes précis qui vous sont propres. Vous essayez de voir ce que les autres ont fait qui pourrait vous aider à venir à bout d’une activité que vous planifiez, ou encore, si vous faites des comparaisons, vous réalisez que vous n’êtes pas aussi fort que les autres. L’exercice consiste entre autres à découvrir vos forces et vos faiblesses, à les admettre et à en prendre la responsabilité. C’est votre problème. Vous devez être prêt à accepter des critiques constructives ou des suggestions. Un groupe de pairs, ce n’est pas un conseil d’administration. Aucune responsabilité fiduciaire, aucun contrôle de la gouvernance ne vous est imposé. Il s’agit simplement d’une rencontre pour vous enrichir d’idées et de suggestions. Après, libre à vous de les mettre en application ou non.

KH : Mais il doit quand même y avoir une certaine pression des pairs, ou un sentiment de responsabilité…

DK : Il y a un très fort sentiment de responsabilité. Vous n’êtes pas tenu d’appliquer tout ce qu’on vous a proposé, mais vous devez avoir une bonne raison pour justifier de ne pas le faire. C’est comme quelqu’un qui essaie de perdre du poids. Si vous dites aux autres que vous essayez de perdre du poids, vous ressentez une certaine pression et vous vous sentez obligé de faire ce que vous avez dit que vous alliez faire.

KH : Comment un agriculteur procède-t-il pour se joindre à un groupe de ce genre ou pour en créer un ?

DK : Il y a plusieurs structures indépendantes aux quatre coins du pays qui ont mis sur pied leurs propres groupes de consultation entre égaux et qui y invitent les gens. Prenons le programme TEPAP (Executive Program for Agriculture Producers) par exemple, le programme exécutif pour les producteurs agricoles, que j’ai dirigé. Nous pouvons proposer à six ou huit participants qui se sont rencontrés au cours des deux semaines de formation, et qui sont à l’aise les uns avec les autres et qui se respectent mutuellement, de créer leur propre groupe de consultation entre égaux. Je suis aussi affilié Au Top Producer Executive Network), auquel les agriculteurs peuvent se joindre. Moyennant des frais, ils ont accès à un local, au logiciel d’étalonnage et à d’autres outils de cette nature. Ces groupes ne se réunissent que deux fois l’an, deux jours à la fois, dans l’une ou l’autre des fermes des agriculteurs qui composent le groupe. Il y a aussi un événement annuel prestigieux qui réunit tous les groupes de pairs. Dans une organisation comme celle-ci, l’avantage de l’animateur est multiple : s’il y a une question dans le groupe à laquelle personne ne peut répondre, les animateurs communiquent entre eux pour voir s’il y a quelqu’un dans un autre groupe qui a l’expérience nécessaire. Ils peuvent ensuite inviter cette personne à venir prendre la parole dans le groupe en question.

KH : Donc, comment choisissez-vous les participants ? Vous arrive-t-il de vous demander si des amis risquent de devenir concurrents ?

DK : Habituellement, comme pour les groupes du TEPAP, les agriculteurs sont éloignés d’environ 160 kilomètres. Cela dit, il est toujours possible de réunir des agriculteurs qui sont plus proches géographiquement si vous faites confiance à tout le monde et si vous êtes certain que personne ne va essayer de marcher sur vos plates-bandes. En Argentine, ils ont créé les groupes AACREA, les plus anciens groupes du monde. Ces groupes ont vu le jour il y a plus de 50 ans. Il y en a désormais plus de 200. Mais les choses sont un peu différentes en Argentine. Tous les participants aux groupes vivent dans un rayon de 160 kilomètres. Donc, ils se connaissent tous. Je ne sais pas ce qui se passe en Argentine, mais ils ne semblent pas se sentir aussi menacés à l’idée de présenter leurs résultats financiers, d’unir leurs efforts pour financer des projets de recherche ou de mettre sur pied des parcelles d’essai, des choses comme ça. Ces groupes visitent d’autres fermes pour voir ce qu’ils n’ont jamais essayé auparavant. Ici, ça ne marche pas vraiment comme ça.

KH : D’après vous, est-ce parce que les fermiers sont d’habitude très indépendants et dans certains cas cette mentalité est la raison même pour laquelle ils se sont lancés dans l’agriculture, même si cette indépendance d’esprit complique parfois les choses ?

DK : Je ne sais pas pourquoi les agriculteurs sont agriculteurs, mais oui, ils sont indépendants de nature. Il y a vraiment deux grands inconvénients qui freinent la réussite des groupes de consultation entre égaux. D’abord, le groupe doit assumer la responsabilité de son existence. Il ne peut pas s’en remettre uniquement à l’animateur et supposer que celui-ci est « l’expert » auquel ils vont se contenter de poser des questions pour apprendre ce dont ils ont besoin. Ils sont là pour apprendre les uns des autres. L’autre problème, c’est la prédominance de la fierté et de l’ego chez les producteurs. Résultat : ils sont souvent incapables d’admettre leurs problèmes. Vous savez, ils se réunissent à quelques reprises, ça devient un événement social. Ils disent « Oui, oui, tout va bien à la ferme. ». Mais ce n’est pas vrai. C’est pourquoi je leur dis, dans le cadre du TEPAP, si vous choisissez des gens avec qui vous avez partagé des soupers, vos pauses, des discussions de groupe, avec qui vous avez été en classe pendant deux semaines, vous êtes déjà venus à bout de certains de ces obstacles.

KH : À quoi devrait ressembler une réunion ? La structure, l’ordre du jour, sont-ils très lourds ? Que se passe-t-il quand un groupe se réunit ?

DK : La structure est assez présente, oui. D’ordinaire, il y a un ordre du jour et l’animateur a vérifié deux choses au préalable. La première concerne la ferme hôte. Que vont-ils examiner ? L’animateur parle aux employés séparément du propriétaire pour obtenir leurs commentaires et avoir une idée de la façon dont le personnel se sent, s’il pense qu’il y a des problèmes ou non. Il s’agit là, à mon avis, de l’un des points les plus importants. Ensuite, grâce à l’ordre du jour, l’animateur évite aux participants de s’égarer. Il fait participer les personnes plutôt réservées, il évite qu’un seul participant ne domine la réunion, ou encore il apaise les tensions, s’il sent qu’il y a des frictions entre certains participants, si l’un d’entre eux n’aime pas les porcs, par exemple, et émet des critiques très personnelles, même si elles sont censées être constructives. Enfin, l’animateur s’assure que la réunion fait l’objet d’un compte rendu, une sorte de procès-verbal, qu’il rédige et envoie aux participants. Tous les membres du groupe sont connectés grâce à Internet. Ils peuvent ainsi échanger des idées entre les réunions. Souvent, l’animateur organise des vidéoconférences entre les réunions pour que chacun puisse faire le point sur les progrès réalisés. Il consulte chacun des membres avant la réunion pour savoir si quelqu’un veut parler de quelque chose de précis, s’il doit présenter des données et des idées aux autres. L’animateur s’assure que l’information est transmise et que les participants peuvent y réfléchir avant la réunion. Il veille à la diffusion de l’information.

KH : À vous entendre, il semble bien que l’animateur a un rôle important dans le fonctionnement d’un groupe de consultation entre égaux.

DK : Oui, en effet. Une fois encore, rappelons que ce n’est pas un expert et ce n’est pas non plus l’objectif. L’animateur guide le groupe dans les discussions. Il n’impose aucunement son point de vue qui ne transparaît pas. Il s’assure que tout le monde essaie de dire quelque chose de constructif : qu’en pensez-vous, qu’en pense votre voisin, avez-vous essayé ce procédé auparavant, l’avez-vous essayé en vain, pourquoi ? Viennent ensuite les suggestions que l’on peut faire à la personne concernée ou les encouragements nécessaires parce que, techniquement, il faut avoir accès à d’autres solutions. Vous essayez quelque chose qui ne donne pas vraiment les résultats escomptés, que faire alors ? Les autres participants qui sont déjà passés par là auront peut-être d’autres solutions à proposer ou pourront souligner un point que le participant concerné n’aura pas vu. C’est un peu comme un examen de mathématiques : vous êtes bloqués, impossible de rebrousser chemin pour avoir une perspective plus vaste. OK, effaçons tout et repartons de zéro, dans une optique complètement différente. Après avoir consacré beaucoup de temps à un processus et y avoir investi beaucoup d’argent, on veut en venir à bout. Mais parfois, on se tape la tête contre un mur.

Les groupes de consultation entre égaux présentent aussi d’autres avantages. Parfois, certains participants mettent le doigt sur ce qu’ils peuvent faire de bien ensemble, comme monter des entreprises conjointes, conclure des ententes de collaboration ou de mise en commun, partager de l’équipement ou même du personnel. Dans d’autres cas, par exemple, si des participants ont besoin d’un directeur financier, mais si leur exploitation n’est pas assez grande ou si trouver un bon directeur financier capable de faire de la comptabilité analytique, entre autres choses, s’avère trop onéreux, trois ou quatre agriculteurs s’associent et embauchent un directeur financier qui va travailler pour eux tous. Ainsi, ils obtiennent des données comparatives et ont accès à un niveau d’expertise plus élevé que si chacun avait son comptable ou un employé chargé de la tenue des livres qui ne connaît pas vraiment la comptabilité.

KH : Revenons à l’animateur. Doit-il être un membre du groupe ou est-il préférable qu’il vienne de l’extérieur ou qu’il s’agisse d’un tiers ? Comment choisissez-vous l’animateur ?

DK : Je pense que la meilleure solution, au début, est d’opter pour quelqu’un de l’extérieur, un professionnel formé pour animer des groupes. Certains groupes, comme YPO, l’organisation des jeunes présidents (Young Presidents Organization), tiennent des forums de directeurs financiers. En fait, il s’agit de groupes de pairs. Ils sont tous formés à l’animation. Chacun à son tour prend l’animation en charge. Ils connaissent donc les deux côtés de la médaille. Répétons-le, il faut un peu d’expérience, comme c’est le cas de l’un de mes meilleurs amis qui fait partie de YPO depuis 8 ans. Maintenant, il est trop vieux. Lorsque vous avez 50 ans, il faut quitter le YPO. Dix ans plus tard, tous les membres de ce groupe continuent de se réunir et de s’autoanimer. Mon ami m’a dit qu’il s’agissait là du meilleur programme de perfectionnement continu en gestion qu’il connaisse. Selon lui, à chaque réunion, il entend quelque chose qui ne lui plaît pas, mais qu’il a besoin d’entendre.

KH : C’est probablement l’un des intérêts sous-jacents qui incite les participants à se joindre à un groupe de consultation entre égaux.

DK : Oui, en effet. Citons Douglas Adams, dont le nom apparaît dans le livre intitulé The Break Through Company : « L’être humain, créature presque unique dans sa capacité d’apprendre de l’expérience des autres, est aussi remarquable pour son apparente réticence à le faire. » L’autre chose dont les gens doivent se rendre compte, c’est que tout le monde ici, nous tous, nous évoluons dans quatre types de connaissances. Il y a les choses connues connues. Il y a les inconnues connues (et c’est parfait, si vous savez que vous ne savez pas, vous pouvez vous renseigner). Il y a aussi une troisième catégorie : les inconnues inconnues. C’est là pure ignorance, vous n’en êtes pas conscient. Enfin, il y a la quatrième catégorie, ce qui se produit tout le temps en politique : les connues prétendument connues qui, en réalité, sont différentes de ce que vous croyez connaître. Vous avez accepté qu’il s’agit de la vérité, vous y croyez, vous défendez cette idée et tout ce qui va avec, et il va falloir un certain temps pour faire comprendre aux autres que vous avez accepté ce tripatouillage. Vous devez prendre du recul et voir que l’autre côté de la médaille présente aussi un certain intérêt. C’est comme ici, aux États-Unis. Les Démocrates et les Républicains sont parfois tellement enfermés dans leurs principes qu’aucune collaboration n’est possible. Or, pour que les choses avancent, chacun doit faire des compromis et comprendre que son point de vue n’est pas universel, qu’il y en a d’autres.

KH : Et dans une ferme, quand on travaille au quotidien, c’est facile de s’enfermer dans ses idées et de ne pas aller au-delà des limites de l’exploitation pour avoir une vision plus large.

DK : Oui. Et si vous demandez à quelqu’un : « Pourquoi procédez-vous ainsi ? » Cette personne vous répondra : « Parce que je l’ai toujours fait comme ça; mon grand-père le faisait comme ça; mon père le faisait comme ça. » Tom Peters, l’auteur de Thriving on Chaos, et l’un des coauteurs de In Search of Excellence, affirme en gros que lorsque vous êtes convaincu de tout savoir et de tout faire parfaitement, vous devez vous rappeler que nous n’avez probablement pas examiné la situation sous tous les angles. Il y a toujours quelque chose à améliorer.

KH : Quelle excellente note pour conclure notre entretien. Merci de nous avoir consacré votre temps Danny et de nous avoir fait part de vos réflexions sur le bon fonctionnement d’un groupe de consultation entre égaux. Peut-être qu’après vous avoir écouté, nous appellerons quelqu’un que nous respectons avec qui nous parlerons de mettre sur pied un groupe ou peut-être nous joindrons-nous à l’un d’entre eux.

DK : Oui. Quand vous voulez.

KH : Mais pourquoi alors n’y a-t-il pas plus d’agriculteurs dans les groupes de consultation entre égaux ? En raison du manque de temps probablement. Les agriculteurs n’ont tout simplement pas la possibilité de se libérer pour d’autres réunions. Mais peut-être faudrait-il mesurer autrement la valeur du temps passé dans un groupe de consultation entre égaux et tenir compte des idées que l’on peut en dégager, des perspectives nouvelles, des éventuelles occasions d’affaires, comme celles auxquelles a fait allusion M. Klinefelter. Je suis certain qu’il y a un aspect social à ces groupes, mais également des avantages commerciaux. La qualité du temps passé dans un groupe de consultation entre égaux dépendra des participants, de l’animateur et de la capacité du groupe de surmonter les deux obstacles dont a parlé M. Klinefelter, à savoir, d’abord, la capacité du groupe de prendre la responsabilité de son existence, la capacité des participants de s’engager et d’apprendre les uns des autres et ensuite, ce qui est peut-être le plus difficile, la nécessité de piler sur notre orgueil, d’admettre les problèmes, les erreurs et les difficultés qui tissent la vie quotidienne dans une ferme.

Encore une fois, merci à M. Klinefelter de son temps. Merci à RBC qui soutient cette série et merci à vous d’avoir été des nôtres. Restez à l’écoute pour le sixième épisode de notre série L’entreprise agricole.