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Vos chèques sont-ils conformes aux nouvelles normes de l'ACP ? Vous pouvez maintenant le savoir.

L’Association canadienne des paiements (ACP) a publié en janvier 2005 de nouvelles spécifications pour le format et l’impression des chèques de particuliers et des chèques d'entreprises. L'ACP a prolongé la période de transition en ajoutant un délai de grâce qui a pris fin le 2 septembre 2008 pour les clients de RBC.

Si vous avez commandé des chèques de RBC Banque Royale^® ou d'Interchèques après avril 2005, vos chèques respectent déjà la nouvelle norme. Il n'y a aucune autre mesure à prendre. Quelles seront les répercussions pour vous ?

• Les institutions financières sont conscientes du fait que certains chèques d'entreprise « ancien modèle » demeureront en circulation après cette date butoir. Par conséquent, elles continueront de les traiter jusqu'à nouvel ordre afin d'éviter tout désagrément à leurs clients.
• Les particuliers qui ont des chèques de l'ancien format peuvent continuer à les utiliser jusqu'à ce que leurs réserves soient épuisées.

Les nouvelles normes canadiennes ont été mises en place pour s'assurer que les chèques puissent être traités au moyen des plus récentes techniques de reproduction d'images. Il se peut que les chèques qui ne respectent pas les nouvelles normes – en matière de format de date ou de tout autre aspect – ne soient pas compatibles avec toutes les nouvelles fonctions d'imagerie au fur et à mesure qu'elles deviennent disponibles.

De nouvelles normes d'impression de chèques pour simplifier et accélérer le traitement des chèques.

Les institutions financières seront ainsi en mesure d'échanger les chèques entre elles sous forme électronique, ce qui améliorera grandement l'efficacité du système canadien des paiements. Les clients jouiront d'un accès plus rapide et plus facile aux images de leurs chèques et le processus de compensation sera simplifié.

Coup d'oeil sur les nouvelles exigences.

Cette illustration présente les changements entraînés par les nouvelles normes :

Inclure le document suivant sur lequel la zone de date sera encerclée :

Vérifiez vos chèques :

Vos chèques sont-ils conformes au nouveau format de date, soit MMJJAAAA ou JJMMAAA ? Dans l'affirmative, vos chèques respectent la nouvelle norme.

1. Le numéro de série est encodé dans la ligne de codage magnétique.
2. La longueur minimale des chèques augmente.
3. Position standard des zones clés sur les chèques (zone du montant, par exemple).
4. Aucun élément ne pouvant gêner la saisie de l'image du chèque (impression inversée, italique, caractères inclinés, bordure inférieure, carbone noir au verso du chèque et certains arrière-plans complexes ou très colorés).
5. Les caractéristiques de sécurité n'interfèrent pas avec la saisie d'image.
6. Nouvelles exigences pour le recto des chèques.

Toujours remplir vos nouveaux chèques avec un stylo à encre bleue ou noire.

La clé, c'est la préparation. Et nous pouvons vous aider !

Voici trois mesures simples pour commencer :

1. Contactez votre représentant de RBC Banque Royale. (lien vers la page Nous joindre)
2. Consultez http://www.cdnpay.ca/news/product_status_fr.asp pour savoir si votre imprimante et logiciel actuels sont conformes aux nouvelles normes pour les chèques. Ou communiquez avec votre fournisseur de logiciel ou d'imprimante pour voir les préparatifs qu'ils ont effectués à l'égard de ces nouvelles normes.
3. Faites le nécessaire pour que votre représentant RBC fasse tester votre nouveau stock de chèques par rapport aux nouvelles normes. Veillez à fournir au moins 10 spécimens. Vous pouvez aussi n'effectuer aucune vérification et commander simplement de nouveaux chèques de RBC Banque Royale ou d'Interchèques, étant donné que ceux-ci sont automatiquement conformes aux nouvelles normes.

Foire aux questions

1. Que se produira-t-il si mes chèques ne respectent pas toutes les nouvelles exigences ?
2. Si je commande des chèques de RBC Banque Royale^® ou d'Interchèques, quelles seront les répercussions de ces changements pour moi ?
3. Que dois-je faire si mon entreprise imprime ses propres chèques ?
4. Et si j'utilise un logiciel pour imprimer mes chèques ?
5. Les nouvelles normes ont-elles des incidences sur les caractéristiques de sécurité des chèques ?
6. La nouvelle norme pour les chèques est-elle compatible avec les normes internationales comparables ?
7. Si mon nouveau format de chèque d'entreprise échoue aux tests, puis-je l'utiliser d'ici la mise en œuvre du nouveau procédé de compensation ?
8. Où puis-je consulter la dernière version de la Norme 006 de l’ACP ?
9. Qu'est-ce que le code d'opération 45 ou « code opér 45 »? Quel type de clients utilisera ce code spécial ?
10. Que dois-je faire si je reçois de mes clients des chèques qui ne semblent pas répondre aux nouvelles normes ?
11. Que dois-je faire si je reçois des chèques de mes clients qui ne semblent pas satisfaire aux normes concernant les chèques ?
12. Quelles sont les raisons pour lesquelles un chèque pourrait ne pas être traité ?

1. Que se produira-t-il si mes chèques ne respectent pas toutes les nouvelles exigences ?

Il se peut que les chèques d'entreprises qui ne respectent pas les nouvelles spécifications ne puissent pas être numérisés et qu'ils ne soient pas compatibles avec toutes les nouvelles fonctions d'imagerie au fur et à mesure qu'elles deviennent disponibles. En effectuant la transition vers le nouveau format de chèque, les entreprises pourront enfin profiter des avantages de l'imagerie chèque.

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2. Si je commande des chèques de RBC Banque Royale^® ou d'Interchèques, quelles seront les répercussions de ces changements pour moi ?

Lorsque vous commandez des chèques de RBC Banque Royale^® ou d'Interchèques, le nouveau format sera automatiquement appliqué – un processus en place depuis avril 2005. Pour vous assurer que l'information indiquée sur le chèque sera facile à lire sur les images de vos chèques, utilisez de l'encre bleue, noire ou magenta foncé.

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3. Que dois-je faire si mon entreprise imprime ses propres chèques ?

Si vous imprimez vos propres chèques, vous devrez apporter certaines modifications :

• Modifiez la structure de la date et le verso du chèque, en fonction des nouvelles exigences.
• Si vous utilisez un logiciel comptable pour générer des chèques, consultez le site http://www.cdnpay.ca/
news/product_status fr.asp pour voir si votre logiciel est conforme aux nouvelles normes. Vous pouvez aussi communiquer avec votre fournisseur pour lui demander quelles mesures il prend pour se conformer aux nouvelles normes canadiennes pour les chèques. Vous devrez examiner le format de la date, les positions standard de certaines zones et les polices de caractères utilisées. Dans certains cas, vous devrez peut-être acheter une nouvelle version du logiciel. Les stocks de chèques devront aussi être mis à jour pour refléter les nouvelles exigences d'impression au verso des chèques.
• Si vous avez des chèques personnalisés, imprimés par un fournisseur, consultez le site http://www.cdnpay.ca/news/product_status_fr.asp pour savoir si votre imprimeur se conforme aux nouvelles normes.

Assurez-vous de fournir un minimum de 10 échantillons de vos nouveaux chèques à RBC pour que nous puissions confirmer que ceux-ci se conforment bien aux nouvelles normes.

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4. Et si j'utilise un logiciel pour imprimer mes chèques ?

Si vous utilisez un progiciel financier pour générer vos chèques, veuillez communiquer avec votre fournisseur et lui demander quelles mesures il prend pour se conformer aux nouvelles normes canadiennes pour les chèques. L'ACP a dressé une liste des fournisseurs de logiciels clés qui pourra vous être utile. Vous pouvez la consulter sur le site http://www.cdnpay.ca/news/product_status_fr.asp

Vous devrez examiner le format de la date, les positions standard de certaines zones et les polices de caractères utilisées. Dans certains cas, vous devrez peut-être acheter une nouvelle version du logiciel. Les stocks de chèques devront aussi être mis à jour pour refléter les nouvelles exigences d'impression au verso des chèques. Vous pourrez obtenir tous les détails à cet égard sur le site Web de l'ACP .

S'il est impossible de modifier votre logiciel, vous pourrez aussi commander des chèques directement de RBC Banque Royale^® ou d'Interchèques. Ces chèques seront automatiquement conformes aux nouvelles normes et n'exigeront donc aucune vérification.

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5. Les nouvelles normes ont-elles des incidences sur les caractéristiques de sécurité des chèques ?

Plusieurs caractéristiques de sécurité traditionnelles appliquées à des effets papier pourraient rester invisibles sur les images de chèques. L'élément le plus important consiste à s'assurer qu'il n'y ait aucune interférence avec les caractéristiques de sécurité des chèques, soit avant ou après l'imagerie, avec la ligne de codage magnétique ou les autres « zones d'intérêt », comme elles sont définies dans la partie A de la norme 006 . Tout particulièrement si un pantographe NUL (par exemple, du lettrage ou des images cachés dans l'arrière-plan, etc.) ou tout autre pantographe caché est utilisé, celui-ci devra être visible sur les images saisies des chèques originaux. De même, certaines techniques, telles l'impression inversée qui peut perturber la saisie d'images ou de données, ne seront plus permises.

On recommande aux imprimeurs et aux émetteurs de chèques de revoir l’utilisation qu’ils font des caractéristiques de sécurité.

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6. La nouvelle norme pour les chèques est-elle compatible avec les normes internationales comparables ?

La partie A de la norme 006 inclut certaines exigences particulières à l'environnement canadien, comme le positionnement des éléments sur la ligne de codage magnétique particulier au Canada et la taille minimale des chèques (6,25 po ou 15,785 cm). Quant aux autres éléments comme l’arrière-plan et la luminance, l’ACP a adopté les normes ANSI, dans toute la mesure du possible.

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7. Si mon nouveau format de chèque d'entreprise échoue aux tests, puis-je l'utiliser d'ici la mise en œuvre du nouveau procédé de compensation ?

Vous pouvez continuer d'utiliser vos chèques de l'ancien format, mais vous devez prendre les mesures nécessaires pour respecter les nouvelles normes.

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8. Où puis-je consulter la dernière version de la Norme 006 de l’ACP ?

Vous pourrez consulter la dernière version de la norme 006 sur le site Web de l'ACP (www.cdnpay.ca ). Les normes actuelles « conviviales » pour les chèques sont présentées à la partie A.

Chez RBC, nous voulons vous aider dans chacune des étapes de la transition. Pour obtenir plus de détails, veuillez consulter (lien vers la page Nous joindre)

• Contactez votre représentant/succursale/directeur relationnel de RBC Banque Royale
• Entreprises clientes - Composez le 1 800 769-2520

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9. Qu'est-ce que le code d'opération 45 ou « code opér 45 »? Quel type de clients utilisera ce code spécial ?

Ce nouveau code est mis en place dans le cadre des nouvelles normes canadiennes concernant les chèques. Il vise à faciliter l'émission par des clients d'effets en dollars US qui seront tirés sur un compte en dollars US dans une institution financière canadienne. Les clients qui font fréquemment des chèques de ce type les connaissent peut-être sous le nom d'effets « sans entente de compensation ». L'instauration du code d'opération 45 permettra de réduire, sinon d'éliminer, le nombre d'effets compensés dans une mauvaise devise.

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10. Que dois-je faire si je reçois de mes clients des chèques qui ne semblent pas répondre aux nouvelles normes ?

RBC continuera d'accepter tous les chèques. Si un chèque ne peut être traité, vous en serez avisé. Toutes les institutions financières travaillent en étroite collaboration avec les entreprises clientes pour s'assurer que tous les chèques respecteront les nouvelles normes d'ici le 2 septembre 2008.

S'il vous est impossible de modifier votre logiciel ou votre imprimante, pensez à commander des chèques directement de RBC Banque Royale ou d'Interchèques. Ces chèques incluent automatiquement le code d'opération 45 et n'exigent aucune vérification. Les entreprises clientes bénéficiant des services d'un directeur relationnel à RBC peuvent s'adresser à lui pour se renseigner sur le code d'opération 45.

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11. Que dois-je faire si je reçois des chèques de mes clients qui ne semblent pas satisfaire aux normes concernant les chèques ?

RBC continuera à accepter tous les effets. Vous serez informé si des chèques ne peuvent pas être traités. Toutes les institutions financières travaillent de près avec leurs clients pour s'assurer que tous les chèques répondent aux nouvelles normes.

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12. Quelles sont les raisons pour lesquelles un chèque pourrait ne pas être traité ?

Un effet pourrait ne pas être traité s'il ne peut pas être numérisé correctement. Autrement dit, les chèques pourraient ne pas être compensés dans le nouvel environnement. Voici certains éléments pouvant nuire à la saisie des images :

• impression inversée
• italiques
• caractères inclinés
• bordure inférieure imprimée sous la ligne de codage magnétique
• utilisation de carbone noir au verso des chèques
• arrière-plans colorés ou complexes
• utilisation d'encre de couleur autre que bleu foncé, noir ou violet foncé
• les fonctions de sécurité ne doivent pas empiéter sur la saisie des images pour les « zones d’intérêt »

Pour de plus amples renseignements, consultez le site Web de l'ACP

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